Digitalizzare i processi di business con le custom Microsoft Teams App

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Questo f*****to coronavirus sta compromettendo i miei processi aziendali … uhm, cosa dovrei fare?

Probabilmente una frase che oggi molti manager stanno formulando, chi tra loro non l’ha ancora formulata ha un bel problema.

La risposta sembra ovvia: Smart working e ambienti di lavoro digitali.

Gli ambienti di lavoro digitali non sono certo nati con il COVID, ma già da diversi anni riscuotono interesse diventando sempre più popolari.

Con il COVID, molte organizzazioni sono peró costrette ad adeguarsi sviluppando un’ambiente di lavoro digitale, non come nel passato in cui la decisione di sviluppare un’ambiente di lavoro digitale era mossa dalla possibilità di nuove opportunità, ammodernando prima dei concorrenti i propri processi aziendali, realizzando la cosiddetta digital-transformation.

Citando l’articolo di Polo Ghezzi, InfoCamere: “Oggi l’impresa o è digitale o, semplicemente, non è“.

Allo stesso modo, penso che oggi:

più che trasformazione digitale, è necessario un adeguamento digitale.

Trasformazione Digitale VS Adeguamento Digitale
Trasformazione Digitale VS Adeguamento Digitale

Non è la specie più forte o la più intelligente a sopravvivere, ma quella che si adatta meglio al cambiamento

Charles Darwin

Ogg in corso un cambiamento importante e gli ambienti di lavoro ne sono una componente decisiva per rimanere al passo, in questa situazione prima di tutti bisognerebbe adeguarsi, poi piuttosto fare il salto in avanti.

Ambienti di lavoro digitali

Gli ambienti di lavoro digitali (Digital workplace) diversamente dagli altri ambienti digitali che siamo abituati a usare (es. Facebook, Twitch, YouTube… ) devono avere caratteristiche peculiari che influenzano il lavoro che se ne realizza.

Digital workplace everywhere - Manager VS COVID - meme
Digital workplace everywhere – Manager VS COVID

Solo per citarne alcune, gli ambienti di lavoro digitale deve essere integrati, sicuri, con poche distrazioni, produttivi e perché no anche piacevoli.

Tu lavoreresti in una stanza umida e maleodorante?

Probabilmente no, per questo motivo nemmeno l’ambiente di lavoro digitale dovrebbe essere obsoleto, brutto e con una user-experience farraginosa.

Esistono svariati modi e tecnologie per sviluppare un’ambiente di lavoro digitale e spesso la scelta dipende da moltissimi fattori.

Microsoft teams

Uno di questi, sicuramente è quello delle estensioni custom per la piattaforma di Microsoft Teams.

Tra queste estensioni troviamo le Microsoft Teams custom tabs, non altro che web app incorporate nella piattaforma di Microsoft Teams.

Microsoft Teams custom tab

Ho quindi deciso di mettere nero su bianco una piccola parte del mio Know-how realizzando delle slide di presentazione:

In oltre, notando la carenza di guideline relative alle App di Micrososft teams ho deciso di iniziare a lavorare su un’analisi di design a partire dalla piattaforma disponibile proseguendo a “ritroso” stilando così delle linee guida utili a realizzare App per Microsoft Teams coerenti con la piattaforma.

Infine, dato che tutte queste cose non valgono nulla, se non si realizza il prodotto finale, ho anche abbozzato un template architetturale basato su Node.JS e React.Js per permettere ai più smanettoni di iniziare subito con zero-friction a sviluppare un’applicazione custom per Microsoft Teams.

Microsoft Teams Boilerplate

Ora passiamo alle motivazioni sul perché propongo di dare un’opportunità alle estensioni di microsoft Teams per digitalizzare alcuni dei processi di business di un’organizzazione e perché in fondo avere un app interna brandizzata Microsoft (o qualunque azienda fornitrice del prodotto) non è poi così male.

Perché utilizzare Microsoft Teams per digitalizzare i processi aziendali?

Perché è

  • Disponibile su Mobile, Desktop e Web;
  • Integrato con i prodotti Microsoft;
  • Estensibile con soluzioni esterne;
  • Parte di un ecosistema più ampio;
  • Oh! Fuziona benone …

Perché sviluppare un elevato numero di touchpoint per digitalizzare i processi aziendali, quando si può sviluppare tutto, o quasi, attraverso App personalizzate all’interno di Microsoft Teams?

Si, è possibile fare -quasi- tutto in un’unica piattaforma e la brand identity anche interna ai processi aziendale è fondamentale, ma Microsoft Teams è un ambiente terzo già esistente, quindi caratterizzato già da una sua connotazione esperienziale e di design.

Quindi a parer mio quando si digitalizza un processo aziendale con una custom app all’interno di Microsoft Teams esso quantomeno deve avere un design compatibile e coerente con il quello della piattaforma, un po’ come accade per le app di Android o iOS.

Un design coerente può migliorare:

  • processo di approvazione nello store di Microsoft Teams;
  • l’esperienza utente, che risulterà fluida e continua rispetto a quella della piattaforma;
  • il tempo per progettare e sviluppare l’app, dato che si può attingere a linee guida, stili e componenti in parte già definiti.

Penso che la qualità del processo digitalizzato influisce sulla qualità dei prodotti/servizi offerti, avere un processo digitalizzato in modo corretto significa fornire servizi e prodotti di qualità, forse superiori a quelli della concorrenza.

Al contrario, un po’ come quando si ha un martello di bassa qualità, con molta probabilità non si riuscirà ad appendere nemmeno un quadro senza fare un buco nel cartongesso o peggio colpire qualcuno che ti è affianco.

Se l’unica cosa che hai è un martello tratterai tutto come se fosse un chiodo
Se l’unica cosa che hai è un martello tratterai tutto come se fosse un chiodo

Hai presente quando sei all’ufficio postale ed il dipendente allo sportello ti chiede qualche minuto di pazienza tra gli sbuffi e facce strane, informandoti che “il sistema non sta funzionando…“. Ecco, questo è un martello di bassa qualità.

Dunque, è necessario considerare un processo di business digitalizzato alla stregua di un macchina industriale per la produzione di prodotti.

Digitalizzare correttamente un processo di business, come avere un macchina industriale efficiente è già un bicchiere mezzo pieno per il business di un’organizzazione a tempo di COVID e non solo.