Presentazioni efficaci, come realizzarle con la regola dei 18 minuti

Vi è mai capitato di assistere a lunghissime presentazioni alla fine delle quali faticavate anche solo a ricordare il titolo?

Oppure, durante una vostra presentazione, vi è mai capitato di osservare il disinteresse degli ascoltatori dopo una decina di slide? Vi siete mai chiesti il perché? O qualcuno, quando vi ha chiesto di realizzare una presentazione di soli 10 minuti, vi ha mai spiegato il motivo?

Se la risposta è no, allora lo “Regola dei 18 minuti” che sto per illustrarvi può tornarvi utile. Sia chiaro, non mi reputo un grande esperto di presentazioni ne tantomeno un oratore, ma proverò comunque a illustrarvela così come l’ho compresa.

Fare una presentazione coinvolgente in soli 18 minuti

Della “Regola dei 18 minuti” ne parla Carmine Gallo nel suo libro “Comunicare come Steve Jobs e i migliori oratori degli eventi TED” dove raccoglie ed estrae diversi consigli per realizzare presentazioni efficaci e coinvolgenti attraverso l’analisi dei migliori oratori della TEDx.

Come punto di partenza per una buona presentazione la “Regola dei 18 minuti” è il consiglio più facile e più efficace da applicare ad una presentazione. Mettiamola così, qualsiasi sforzo venga fatto per realizzare una presentazione, qualsiasi sia la validità dell’idea che si cerca di comunicare, se non si ha l’attenzione degli ascoltatori sarà tutto inutile, per questo ritengo questa regola cruciale per trasmettere un messaggio.

Il mantra di Gallo è “attenetevi alla regola dei 18 minuti”, essi sono sufficienti a per fare un discorso che catturi l’attenzione del pubblico. 18 minuti è la durata del famoso discorso di Martin Luther King (17 minuti), di Jhon F. Kennedy (circa 15minuti) e più banalmente è anche la durata massima che può avere una presentazione alla TEDx, dove spesso gli oratori sono professionisti che devono condensare anni di lavoro in pochi minuti, ma questo non impedisce loro di realizzare presentazioni efficaci.

L’ansia da ascolto

Alcune ricerche hanno evidenziato che “l’accumulo cognitivo” ostacola la trasmissione delle idee, quindi meno informazioni si forniscono, più facilmente queste saranno “assorbite” da chi ascolta. Molti pensano che solo chi tiene una presentazione possa sentirsi ansioso, invece anche l’ascoltatore può essere in ansia. Questo fenomeno è chiamato dal ricercatore Paul King “ansia da ascolto”.

King spiega che accumulare informazioni è come impilare dei pesi che rendono il carico mentale sempre più gravoso, più dati da ricordare vengono forniti più l’ascoltatore si sentirà oppresso ed a un certo punto finirà per dimenticare tutto.

Continua il ricercatore, “l’elaborazione cognitiva (pensare, parlare ed ascoltare) è un attività fisicamente impegnativa” tanto da avere effetti fisici molto più importanti di quanto si possa credere.

Più una presentazione dura nel tempo, maggiori saranno le informazioni passate all’ascoltare e maggiore sarà il suo carico cognitivo. Se si realizza una presentazione troppo lunga il peso cognitivo e l’ansa da ascolto saranno tali da indurre l’ascoltare in uno stato di frustrazione e persino di rabbia.

Una presentazione di un’ora produce un tale accumulo di informazioni che il pubblico si sentirà stordito a meno di non frammentare la presentazione in 2 o 3 tappe attraverso pause o aneddoti più leggeri.

Pensare stanca

Adesso la domanda è “perché avviene questo effetto”, secondo Gallo una spiegazione consiste nel fatto che “pensare stanca”. Infatti, il cervello di un adulto pur pesando in media solo 1330 grammi consuma una grossa quantità di energia.

Quando un ascoltatore riceve informazioni nuove nel suo cervello accade che si “accendono” milioni di neuroni contemporaneamente tali da richiedere un afflusso di sangue aggiuntivo con grosse quantità di glucosio ed ossigeno che vengono consumate rapidamente producendo l’affaticamento.

Una presentazione lunga, complicata ed incoerente costringe il cervello dell’ascoltatore a lavorare di più e quindi a consumare più energia (in questo caso glucosio). Per questo motivo le presentazioni di “18 minuti” sono più efficaci, lasciano sufficiente glucosio per ripensare alle parole dette dal presentatore.

Le informazioni che contano

Infine la “Regola dei 18 minuti” non è utile solo per catturare l’ascoltatore, ma anche per stimolare il presentatore.

18 Minuti funzionano piú meno come i 140 caratteri di un post su Twitter, ovvero obbligano un presentatore che è abituato a parlare per 45 minuti a pensare attentamente a ciò che intende comunicare.

La regola dei 18 minuti è anche una regola che aiuta a chiarirsi le idee e a concentrarsi sui punti fondamentali di un discorso.

Conclusioni

La “regola dei 18 minuti” esposta da Gallo non è l’unica tecnica per tentare di realizzare delle buone presentazioni, ma è sicuramente un ottimo punto di partenza.

Questa, insieme agli altri consigli di Gallo, l’ho trovata molto utile ed interessante per migliorare la mia capacità nel tenere presentazioni più efficaci dove il messaggio principale venisse veicolato con maggiore chiarezza.

Spero che possa essere utile anche ad altri come lo è stato per me.